Изменение требований к предприятиям и учебным заведениям в отношении учета документов

07 Июн 2024, 00 mins ago

Обладатели лицензий иммиграционного спонсора часто испытывают проблемы с соблюдением иммиграционного законодательства, связанные с ведением документации. Спонсоры должны вести учет документов, перечисленных в Приложении D.

Несоблюдение требований может привести к понижению рейтинга, приостановке действия или отзыву лицензии, повлиять на проживание спонсируемых мигрантов в Великобритании и, возможно, нанести операционный и репутационный ущерб самой организации.

Понимание Приложения D

В Приложении D указано, учет каких документов и в течение какого срока необходимо вести для соблюдения обязанностей иммиграционного спонсора. Это касается тех, кто спонсирует работников в различных иммиграционных категориях, а также спонсоров студентов. Документы должны храниться в течение всего срока спонсирования мигранта или до тех пор, пока их не проверит сотрудник по соблюдению нормативно-правовых требований, в зависимости от того, что произойдет позднее. Кроме того, представители организации должны убедиться, что их системы управления персоналом могут обеспечить легкий доступ к этим документам сотрудников Министерства внутренних дел Великобритании по их запросу.

Сроки хранения документов

Документы, поданные вместе с обращением за лицензией иммиграционного спонсора, должны храниться в течение всего срока действия лицензии. Документы, связанные со спонсируемыми работниками, должны храниться в течение одного года после окончания спонсирования или до тех пор, пока они не будут одобрены сотрудником по соблюдению нормативно-правовых требований. При этом необходимо также обеспечить соблюдение закона «О предотвращении незаконной трудовой деятельности» и законов о защите данных, что может потребовать более длительного хранения документов.

Хранение документов по Приложению D

Документы можно хранить как в бумажном, так и в электронном виде, при условии, что они могут быть предоставлены в распоряжение сотрудников Министерства внутренних дел Великобритании по запросу.

К основным документам относятся:

  • Подтверждение права на работу;
  • Подтверждение даты въезда в Великобританию, если последнее разрешение работника на въезд в Великобританию было получено при помощи иммиграционного спонсора;
  • Номер социального страхования сотрудника;
  • Актуальные контактные данные сотрудника;
  • Проверка сотрудника в Службе раскрытия информации и предупреждения преступной деятельности (DBS), если требуется;
  • Записи об отсутствии сотрудника на рабочем месте;
  • Любые другие документы, указанные в соответствующем руководстве правительства Великобритании;
  • Документальное подтверждение процесса поиска кадров на спонсируемую должность.

Спонсоры обязаны сохранять доказательства процесса подбора персонала для демонстрации того, что вакансия является подлинной. Сюда входят заявления от соискателей на должность, записи собеседований и причины отказа в трудоустройстве кандидатов с внутреннего рынка труда. Если объявления о вакансии не было, то вам придется объяснить, почему и как был выбран кандидат, подлежащий иммиграционному спонсированию.

Документы для соблюдения требований к заработной плате:

  • Зарплатные ведомости работника;
  • Свидетельства о выплате зарплаты;
  • Трудовой договор сотрудника;
  • Документы, подтверждающие размер надбавок;
  • Подтверждение уровня навыков и квалификации.

Документы для соблюдения требования к уровню квалификации:

  • Подробные должностные инструкции;
  • Копии документов, подтверждающих квалификацию;
  • Подтверждение профессиональной аккредитации;
  • Документы для спонсируемых студентов.

Для спонсирования студентов необходимо вести учет следующих документов:

  • Паспортные и визовые данные студента;
  • Записи о посещаемости занятий и отсутствии студента;
  • Контактная информация студента;
  • Сертификаты допуска ATAS, если применимо;
  • Свидетельства процесса отбора при получении определенных рекомендаций;
  • Записи об организации проживания в приемных семьях (если применимо).

Проверки соблюдения нормативно-правовых требований

Сотрудники МВД Великобритании могут проводить проверки соблюдения нормативно-правовых требований. Таким образом, необходимо регулярно проверять хранимые документы и следить за тем, чтобы все они находились в легком доступе.  Непредоставление документов по запросу может быть интерпретировано как нарушение действующих правил.

Соблюдение нормативно-правовых требований к иммиграционному спонсору требует постоянного внимания. Необходимо интегрировать эффективные системы учета документации в стандартные кадровые процессы. Если вам нужна поддержка в управлении спонсорской лицензией, включая ведение учета документов, приглашаем вас обратиться к нашим специалистам по корпоративной иммиграции.

Как фирма Gherson может помочь?

Специалисты отдела корпоративной иммиграции в Великобританию фирмы Gherson обладают богатым опытом консультирования клиентов по всем вопросам, связанным с британскими лицензиями иммиграционного спонсора. Если у вас возникли вопросы в отношении этой статьи, свяжитесь с нами для получения консультации или отправьте нам электронное письмо. Не забудьте подписаться на наши страницы в соцсетях X, Facebook, Instagram, LinkedIn или ВКонтакте, чтобы оставаться в курсе событий.

Информация в данном блоге предлагается только в целях общего ознакомления, она не является исчерпывающей и не содержит в себе юридической консультации. В то время как сделано все возможное, чтобы убедиться, что данные сведения и законодательство соответствуют действующим на момент публикации правовым нормам, следует помнить, что с учетом течения времени такие сведения могут перестать отражать текущие правовые положения. Фирма Gherson не несет ответственности за ущерб, в случае возникновения такового, вследствие доступа к содержащейся в этом блоге информации или ее использования. Для получения официальной консультации по действующему законодательству, пожалуйста, свяжитесь с фирмой Gherson. Юридические консультации предоставляются только на основании письменного соглашения в установленной форме, подписанного клиентом, с одной стороны, и от имени или по поручению фирмы Gherson, с другой стороны.

©Gherson 2024